Cómo disminuir tu carga de trabajo con Microsoft 365
Disminuir la carga de trabajo con Microsoft 365 es ahora mucho más sencillo utilizando las herramientas que te describimos en este artículo.
A menudo, pasamos mucho tiempo realizando tareas que aportan poco valor a la empresa y además son muy repetitivas. Ejemplo como enviar el mismo correo, con el mismo informe a la misma persona cada semana; o descargar los mismos archivos, del mismo sitio cada día.
Estas tareas te quitan un tiempo y energía preciosos que puedes destinar a hacer otras cosas. Así que hoy te vamos a explicar cómo detectar estas tareas con Planner y To Do para que Power Automate las haga por ti.
¿Cómo puedes utilizar Planner To Do y Power Automate?
Planner, To Do y Power Automate están incluidas en las versiones Business de Microsoft 365.
Microsoft 365 es un conjunto de aplicaciones y servicios en la nube que te permiten crear, comunicarte y colaborar desde cualquier lugar y dispositivo. Entre las aplicaciones más conocidas se encuentran Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y OneDrive.
Pero Microsoft 365 no se limita a estas aplicaciones. También incluye otras herramientas muy útiles para la gestión de tareas, como Planner, To Do y Power Automate. Estas herramientas se integran entre sí y con el resto de aplicaciones de Microsoft 365, lo que te permite tener una visión completa y actualizada de todo lo que tienes que hacer.
¿Qué es Planner?
Planner es una aplicación de Microsoft 365 que te permite crear planes, organizar y asignar tareas, compartir el progreso y colaborar con tu equipo en proyectos más sencillos. Puedes usar tres vistas diferentes para ver el estado de tu plan: Cuadrícula, Panel y Gráfico.
Planner es ideal para gestionar tareas compartidas con un equipo, asociadas a un departamento o a un proyecto. Por ejemplo, puedes usar Planner para planificar el lanzamiento de un nuevo producto, la organización de un evento o la creación de una campaña de marketing.
¿Qué es To Do?
To Do es una aplicación de Microsoft 365 que te permite crear listas, añadir tareas y recordatorios, y gestionar tus tareas personales. Puedes usar la función Mi Día para planificar tu día y la función Asignadas a usted para ver las tareas que te han asignado en Planner.
To Do es ideal para gestionar tareas personales, como las que haces en tu trabajo diario o en tu vida personal. Por ejemplo, puedes usar To Do para recordar las llamadas que tienes que hacer, los correos que tienes que enviar o las compras que tienes que hacer.
¿Qué es Power Automate?
Power Automate es una aplicación de Microsoft 365 que te permite crear flujos de trabajo automatizados entre tus aplicaciones favoritas. Puedes usar Power Automate para optimizar y automatizar tus procesos de trabajo, ahorrando tiempo y evitando errores.
Power Automate es ideal para automatizar tareas repetitivas o rutinarias, como enviar notificaciones, actualizar datos o generar informes. Por ejemplo, puedes usar Power Automate para enviar un correo electrónico cuando se complete una tarea en Planner, actualizar una lista en SharePoint cuando se modifique un archivo en OneDrive o crear un informe en Excel cuando se reciba una respuesta en Forms.
¿Cómo combinar el uso de Planner y To Do para detectar y automatizar tareas repetitivas con Power Automate?
Ahora que ya sabes qué son Planner, To Do y Power Automate, os vamos a explicar cómo puedes combinar su uso para detectar y automatizar tareas repetitivas con Power Automate. Sigue estos pasos:
- Si son tareas compartidas con un equipo, asociadas a un departamento o a un proyecto usa Planner para crear planes de tareas, asignarlas tareas y colaborar con tu equipo en proyectos más sencillos.
- Si son personales crea las tareas en To Do. Usa To Do para crear listas, añadir tareas y recordatorios, y gestionar tus tareas personales. También se añadirán a tu lista de tareas los correos marcados de Outlook.
- Usa la aplicación Tareas en Teams para ver las tareas de Planner y de To Do en un solo lugar.
- Detecta las tareas que tienes que realizar periódicamente.
- De estas tareas periodicas, mira si hay alguna que siempre se realice del mismo modo.
- Automatiza estas tareas mediante Power Automate.
Para que te quede más claro, vamos a poner un ejemplo. Imagina que eres el responsable de un equipo de ventas y que tienes que hacer las siguientes tareas:
- Enviar un informe semanal de ventas a tu jefe.
- Revisar el estado de las oportunidades de venta de tu equipo cada día.
- Felicitar a los miembros de tu equipo que hayan conseguido cerrar una venta.
- Recordar a los miembros de tu equipo que actualicen sus datos en el CRM.
Estas son algunas de las tareas que podrías hacer con Planner, To Do y Power Automate:
- Crea un plan en Planner para gestionar el informe semanal de ventas. Asigna una tarea a cada miembro de tu equipo para que te envíe sus datos antes del viernes. Crea un flujo en Power Automate para que te envíe un correo electrónico con los datos adjuntos cuando se completen todas las tareas.
- Crea una lista en To Do para revisar el estado de las oportunidades de venta. Añade una tarea para cada oportunidad y ponle una fecha de vencimiento. Crea un flujo en Power Automate para que te envíe una notificación en Teams cuando se acerque la fecha de vencimiento o cuando se cambie el estado de la oportunidad.
- Crea un flujo en Power Automate para que detecte cuando se cierre una venta en el CRM y envíe un mensaje de felicitación al miembro de tu equipo responsable en Teams.
- Crea un flujo en Power Automate para que envíe un recordatorio a los miembros de tu equipo cada semana para que actualicen sus datos en el CRM.
Como ves, con Planner, To Do y Power Automate puedes reducir tu carga de trabajo y mejorar tu productividad. Además, puedes integrar estas herramientas con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Outlook, SharePoint o Excel, para tener una visión completa y actualizada de todo lo que tienes que hacer.
¿Quieres saber más sobre cómo disminuir tu carga de trabajo con Microsoft 365?
Si te ha gustado este artículo y quieres saber más sobre cómo usar Microsoft 365 para organizar, gestionar y automatizar tus tareas, te invitamos a que nos contactes. En Auto Control Empresarial somos expertos en Microsoft 365 y podemos ayudarte a disminuir tu carga de trabajo con soluciones a medida para tu empresa.
Puedes contactarnos por teléfono, correo electrónico o rellenando el formulario que encontrarás en nuestra página web. Estaremos encantados de atenderte y ofrecerte la mejor solución para tus necesidades.
No esperes más y empieza a disfrutar de los beneficios de Microsoft 365. ¡Contacta con nosotros hoy mismo!
